Wie ben ik?
Ik ben Seema Ouweneel, gecertificeerd extern vertrouwenspersoon.
Mijn persoonlijke motto is ‘iedereen heeft recht op een veilige, integere werkomgeving’.
In mijn rol als vertrouwenspersoon ondersteun ik organisaties om dit te realiseren.
Dit doe ik door middel van trainingen, voorlichting en uiteraard in het begeleiden van medewerkers (hierna klant) die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen.
Het mooie van de rol als vertrouwenspersoon is dat ik, net als in mijn rol van coach, het probleem van de klant niet overneem maar ondersteuning biedt en opties voor (vervolg) stappen met hen verken. Hierdoor behoudt de klant de regie en haar/zijn eigen autonomie. De klant beslist zelf of en welke stappen er worden ondernomen.
Mijn manier van werken kenmerkt zich doordat ik altijd onderzoek hoe de casus zo laagdrempelig mogelijk kan worden opgelost. Is er een gesprek mogelijk tussen mijn klant en de veroorzaker? Zo ja, dan kan ik begeleiding bieden in de voorbereiding van het gesprek of ik kan meegaan als ondersteuning.
Als de ernst van de situatie zodanig is dat gesprekken op welke manier dan ook niet meer mogelijk zijn dan begeleid ik de klant bij het bewandelen van de klachtenprocedure en/of het doen van aangifte.
20+
klanten
450+
mensen getraind
1500+
bereikbaar voor medewerkers
Mijn rol
Werknemers, cliënten, ouders, leerlingen/studenten van de organisatie die grensoverschrijdend gedrag ervaren, kunnen mij op vertrouwelijke basis benaderen voor een luisterend oor, advies en bijstand.
Mijn primaire rol als vertrouwenspersoon ligt in het opvangen en begeleiden van medewerkers, cliënten, ouders, leerlingen/studenten die ongewenst gedrag (hebben) ervaren. Maar daarnaast geef ik binnen de organisatie ook voorlichting over grensoverschrijdend gedrag op het werk en geef ik gevraagd en ongevraagd advies aan het management over het stellen en handhaven van gedragsnormen.
Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken mij. Uit de aard van de functie volgt dat ik een geheimhoudingsplicht heb en een intern verschoningsrecht. Ik ben alleen verantwoording schuldig aan het hoogste gezag van de organisatie en leg geen inhoudelijke verantwoording af.
Wat ik doe
Er zijn drie hoofdtaken.
De taken en acties die onder deze hoofdtaken vallen, kunnen in elke organisatie op details aangepast worden. Deze lijst van taken en acties is een leidraad om in gesprek met de werkgever mijn rol in de organisatie concreet vorm te geven.
3 hoofdtaken
Opvangen en begeleiden
Opvang en eerste aanspreekpunt zijn voor medewerkers, cliënten, ouders, leerlingen/studenten, stagiaires die ongewenste omgangsvormen ervaren. Luisteren naar en begeleiden van de klant op onderwerpen als discriminatie, intimidatie, agressie, pesten, seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag bij conflicten met als doel bij te dragen aan beëindiging van het ongewenst gedrag, de-escalatie van het conflict en het verbinden van de betrokken partijen.
- Doorverwijzen naar professionele hulpverleners en juridisch adviseurs, als de melding mijn rol van vertrouwenspersoon overstijgt of andere zaken betreft dan ongewenste omgangsvormen.
- Begeleiden en ondersteunen van de klant bij diens gang naar de klachtencommissie (formeel traject) omdat het indienen van een klacht voor de klager zowel mentaal als inhoudelijk belastend kan zijn. Ik ben in adviserende rol betrokken bij de klachtenprocedure.
- Nazorg bieden aan de klant en zorgen dat de klacht goed is afgehandeld.
Voorlichten, informeren en inspireren
- Uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en de rol van de vertrouwenspersoon aan de medewerkers, cliënten, ouders, leerlingen/studenten, stagiaires. Ik maak me actief bekend binnen de organisatie.
- Voorlichting geven over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag en bevorderen van goed gedrag in het bedrijf/organisatie voor medewerkers, management èn bestuur.
- Overleg en afstemming met samenwerkingspartners als Arbodienst, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen.
- Bijdragen aan bewustwordingssessies die vanuit het management worden ingezet om de medewerkers bewust te maken van de gewenste omgangsvormen in de organisatie.
Adviseren van bestuur en management
- Uit mijn jaarverslag zijn trends en signalen te halen over het soort meldingen, frequentie en thema’s die in de organisatie merkbaar zijn. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de leiding van de organisatie geeft de vertrouwenspersoon betekenis aan de uitkomsten van het jaarverslag.
- In mijn rol ben ik alert op signalen over de sociale veiligheid in de organisatie. Ik adviseer het management gevraagd en ongevraagd – en altijd in geanonimiseerde vorm - over sfeer, werkklimaat en (on)gewenste omgangsvormen als meldingen daartoe aanleiding geven. Zo mogelijk reik ik concrete suggesties ter verbetering aan of denk daarover mee.
Mijn bevoegdheden als extern vertrouwenspersoon
Als vertrouwenspersoon functioneer ik autonoom zonder last of ruggespraak. Minimaal één keer per jaar leg ik, geanonimiseerd verantwoording af aan het hoogste gezag in de organisatie. De verslaglegging is niet terug te voeren op individuele medewerkers.
De vertrouwenspersoon is niet verantwoordelijk voor het werkklimaat, de sfeer en de (on)gewenste omgangsvormen op de werkvloer. Veel meer ben ik de thermometer van de organisatie die aan bestuur en management aangeeft:
a) wat ik weet dat speelt vanuit de casuïstiek die ik van melders hoor;
b) wat mij vanuit mijn kennis van ongewenste omgangsvormen opvalt en wat dit betekent voor de veiligheid en het werkplezier van de medewerkers;
c) welke gevolgen dit voor de organisatie kan hebben;
d) welke maatregelen het management in dezen zou kunnen nemen.
De informatie waarover ik beschik, is vertrouwelijk, tenzij er wettelijke verplichtingen zijn die mijn geheimhoudingsplicht doorbreken. Mocht ik om welke reden de geheimhoudingsplicht moeten doorbreken dan vertel ik dit aan de melder en bespreken we hoe we de gevolgschade zo goed mogelijk kunnen beperken.
Als vertrouwenspersoon zal ik naast ongewenste omgangsvormen geconfronteerd worden met problematiek rond functionerings- en beoordelingsgesprekken, reorganisaties, arbeidsconflicten, andere integriteitskwesties en privéproblemen. Dergelijke kwesties zelf behoren per definitie niet tot mijn werkterrein; echter wèl het ongewenst gedrag dat daaruit kan voortvloeien. Het is voor het voorkomen van rolverwarring, voor de toegankelijkheid en voor de effectiviteit van mijn rol als vertrouwenspersoon essentieel het werkterrein tot ongewenst gedrag te beperken. Voor bovenstaande onderwerpen kan de medewerker een beroep doen op bijvoorbeeld een bedrijfsmaatschappelijk werker of ombudsman.
Mijn functie als vertrouwenspersoon is onverenigbaar met het lidmaatschap van de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen.